Dans le cadre de la pratique libérale des professionnels de santé, notamment des auxiliaires médicaux comme les infirmières libérales, masseurs kinésithérapeutes, orthophonistes,… la gestion administrative est une partie essentielle de leur activité. Parmi les tâches les plus importantes, on trouve la facturation, la télétransmission et la sécurisation des feuilles de soins. Nous allons vous expliquer ces trois aspects cruciaux, en soulignant notamment leurs différences.
La facturation
La facturation est le processus par lequel un professionnel de santé édite une demande de paiement, via une facture appelée couramment : la feuille de soins, pour les soins effectués à un patient.
Cette feuille de soins est transmise soit directement au patient (feuille de soins remise au patient lors de sa venue au cabinet ou à domicile par exemple), soit télétransmise (par voie informatique) ou envoyée (par voie postale) à l’assurance maladie et/ou à la mutuelle du patient. Pour les infirmières libérales, cette étape est cruciale car elle permet de garantir une rémunération pour les soins dispensés.
Les étapes de la facturation
- Enregistrement des informations administratives du patient : Informations présentes sur la carte vitale ou en appel ADRi.
- Enregistrement de l’ordonnance : Date de la prescription médicale, du numéro prescripteur, de la nature d’assurance, etc.
- Détails des soins effectués : Date, cotations des soins, quantités, tarifs.
- Création de la facture : Manuelle au format papier ou électronique en utilisant un logiciel de facturation pour générer et éditer la facture
- Transmission de la facture : Remise ou envoyée au patient, ou télétransmise à l’assurance maladie et/ou à la mutuelle.
L’intérêt des logiciels de facturation
Les infirmières libérales, les kinésithérapeutes, les orthophonistes, etc utilisent des logiciels spécifiques de télétransmission pour faciliter la création et la gestion des factures. Ces logiciels permettent notamment à ces professionnels de santé de facturer lorsqu’ils le souhaitent : en fin de mois, à date d’échéance de l’ordonnance, ou bien, au jour le jour en direct de chez le patient. Ces logiciels permettent aux auxiliaires médicaux de tenir un dossier patient, suivre les ordonnances en cours, et surtout minimiser les erreurs de facturation en assurant une gestion efficace des paiements par la télétransmission.
La sécurisation des feuilles de soins
Les professionnels de santé doivent se conformer aux directives de la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés) et aux recommandations de l’ASIP Santé (Agence des Systèmes d’Information Partagés de Santé).
La sécurisation des feuilles de soins est essentielle pour garantir la conformité avec les réglementations et assurer la protection des données sensibles des patients. Lorsqu’on parle de sécurisation, on parle du fait de sécuriser la feuille de soins électronique avant la télétransmission, donc avant l’envoi à la caisse de sécurité sociale, en prenant l’empreinte de la Carte Vitale du patient et en facturant avec la carte de professionnel de santé (CPS). La sécurisation de la feuille de soins avec ces éléments vaut signature de celle-ci.
Dans certaines situations, la facturation est faite en « dégradée » (le patient n’a pas sa carte vitale lors du dernier soin par exemple). Autrement dit, vous ne pouvez pas sécuriser la facture en repassant la carte vitale du patient à la fin des soins.
La télétransmission
La télétransmission est un procédé électronique qui permet d’envoyer les feuilles de soins et les demandes de remboursement directement aux caisses d’assurance maladie via un réseau internet sécurisé. Ce système a été mis en place pour simplifier et accélérer les processus administratifs.
Les avantages de la télétransmission
- Rapidité : Réduction significative des délais de traitement des demandes de remboursement (environ 3 à 5 jours à la suite de la télétransmission)
- Sécurité : Moins de risques de perte de documents. Documents transmis et enregistrés via SCOR.
- Efficacité : Moins d’administratif et de traitement manuel.
Les processus de télétransmission
- Saisie des données : Les informations des soins sont entrées dans le logiciel.
- Validation et envoi : Les feuilles de soins électroniques (FSE) sont validées et envoyées via un réseau sécurisé.
- Réception et traitement par les caisses : Les caisses d’assurance maladie et complémentaires reçoivent et traitent les demandes rapidement.
Pour la télétransmission, les professionnels de santé doivent utiliser des logiciels certifiés et des équipements spécifiques comme le lecteur de carte SESAM-Vitale.
Déléguer sa facturation : une solution efficace
Confier votre facturation à un partenaire de confiance
Déléguer la facturation à une société externe spécialisée, comme lafacturation.fr – RECOUV-LIB, présente de nombreux avantages pour les infirmières libérales, kinésithérapeutes et autres professionnels de santé. Cela leur permet notamment de se concentrer pleinement sur les soins réalisés aux patients tout en assurant une gestion administrative efficace et conforme.
Les avantages de la délégation
- Gain de temps : En externalisant la facturation, les professionnels de santé peuvent consacrer plus de temps à leurs patients tout en travaillant sereinement. Ils peuvent ainsi consacrer leur temps libre à leurs autres priorités : loisirs, proches…
- Expertise professionnelle : Les sociétés spécialisées comme RECOUV-LIB possèdent une expertise approfondie des règles de facturation et de recouvrement, réduisant ainsi les risques d’erreurs.
- Réduction du stress : La gestion des factures, des relances et des impayés est prise en charge, allégeant ainsi le fardeau administratif des professionnels de santé et soulageant leur charge mentale.
La facturation avec RECOUV-LIB comprend :
- la gestion des factures : Création, envoi et suivi des factures.
- les relances et le recouvrement : Suivi des paiements, relances des patients et recouvrement des impayés.
la télétransmission : Prise en charge de la télétransmission par les feuilles de soins électroniques.
Pour déléguer sa facturation ?
- Contacter RECOUV-LIB au 0557888135, nous pourrons échanger de vos besoins spécifiques et répondre à vos interrogations.
- Mise en place du service : Rapide, vous n’avez pas à changer de logiciel.
- Un suivi régulier : Un gestionnaire unique formé à la NGAP vous est attitré pour la gestion de l’ensemble de votre facturation. Vous bénéficiez d’un suivi et d’un accompagnement régulier dans la gestion de votre activité.
Pour plus d’informations sur la délégation de la facturation, consultez notre page dédiée à ce service : Solution
La facturation, la télétransmission et la sécurisation des feuilles de soins sont des éléments essentiels de la pratique libérale des auxiliaires médicaux comme les infirmières libérales. Déléguer ces tâches à une société spécialisée comme RECOUV-LIB peut offrir de nombreux avantages, notamment un gain de temps, une réduction du stress administratif et de sa charge mentale, et bénéficier d’une expertise professionnelle.
Comprendre les différences et les processus de chacun de ces aspects permet de garantir une gestion efficace et conforme des soins réalisé. Pour plus d’informations, n’hésitez pas à visiter le site Amelipro et le site de RECOUV-LIB, qui offrent des ressources détaillées et des guides pour aider les professionnels de santé dans leur quotidien administratif.
