La gestion des rejets tiers payant est une problématique courante pour les auxiliaires médicaux. Ces rejets surviennent souvent lors des télétransmissions des feuilles de soins électroniques.
Afin de maximiser votre temps et d’éviter des pertes de revenus, il est crucial de bien comprendre les causes de ces rejets et de mettre en place des solutions adaptées, pour en diminuer la survenue et/ou récupérer l’argent de vos honoraires plus facilement.
Comprendre les rejets tiers payant
Les rejets tiers payant surviennent lorsqu’une télétransmission ne répond pas aux exigences des organismes de sécurité sociale ou des mutuelles. Ainsi, l’organisme en question, rejette et donc refuse de mettre en paiement la/les feuilles de soins électroniques transmises. Ces rejets peuvent être dus à diverses causes, telles que des erreurs de saisie, des problèmes techniques, ou des informations incomplètes ou incorrectes concernant les patients.
Les causes principales de rejets incluent :
– Erreurs dans les informations patient : Par exemple, une carte vitale où les droits sont expirés ou des informations obsolètes sur le régime de remboursement. Il peut s’agir d’erreurs lors de la saisie manuelle des données du patient (erreur dans le numéro de sécurité sociale, date de naissance, etc).
– Erreurs dans l’application des cotations : Erreurs de cotation en lien avec les soins réalisés, de cumul des actes, sur les majorations, etc.
– Problèmes techniques : Un dysfonctionnement informatique peut entraîner des erreurs de téléransmission, provoquant ainsi un rejet, ou l’envoi de lot qui ne seront pas reçus par les organismes et donc non réglés.
– Retards de télétransmission : Ne pas respecter les délais imposés pour la téléransmission des feuilles de soins peut également conduire à des rejets. Pour rappel, vous avez 24 mois plus le trimestre en cours pour télétransmettre vos feuilles de soins aux caisses de sécurité sociale et le délai est de 24 mois pour les complémentaires santé.
Les motifs matérialisant les rejets tiers payant
Lorsqu’un organisme de sécurité sociale ou une mutuelle rejette la facture, elle notifie le professionnel de santé par ce que l’on appelle un « retour Noemie » négatif.
Il s’agit d’un message électronique reçu via les flux de télétransmissions comportant un « motif » de rejet. Les motifs de rejets tiers payant sont nombreux et varient en fonction des organismes mais voici quelques exemples que vous pouvez rencontrer : Exonération du ticket modérateur absente au référentiel, ETM non trouvé en BDO, Droits fermés, bénéficiaire inconnu, prescripteur inconnu au répertoire national, ayant droit inconnu, etc.
Gérer efficacement les rejets tiers payant
Pour minimiser l’impact des rejets tiers payant sur votre activité, voici les étapes clés à suivre pour une gestion efficace :
- Identification rapide des rejets : Grâce à un suivi régulier des retours Noemie, identifiez rapidement les lots ou les factures rejetées.
- Analyse des causes : Une fois les rejets identifiés, analysez-en les motifs pour comprendre la cause exacte du problème.
- Contact avec les organismes payeurs : Pour les rejets complexes, il est souvent nécessaire de contacter directement la caisse d’Assurance Maladie ou la mutuelle pour obtenir des clarifications.
- Correction des erreurs : Après avoir identifié la cause, corrigez les erreurs sur la facture concernée avant de la transmettre à nouveau.
- Relance : Une fois la facture corrigée, si vous en avez la possibilité, il faudra la retransmettre, sinon il faudra envoyer votre relance par voie postale ou email.
- Suivi des relances : Effectuez un suivi pour vous assurer que le paiement a bien été effectué. Il n’est pas rare qu’une feuille de soins papier ou un email ne soient pas traités.
Si vous suivez cette procédure, vous devriez pouvoir obtenir le paiement de vos soins. Cependant, la réalisation de ces étapes est très chronophage et nécessite un suivi très rigoureux de vos relances, que vous pouvez rarement vous permettre.
Outils et solutions pour prévenir les rejets
Les professionnels de santé disposent de plusieurs outils pour faciliter la gestion des rejets tiers payant :
- Logiciels spécialisés : Utiliser un logiciel métier est devenu une obligation avec la pratique du tiers payant. Ces outils permettent d’automatiser certaines tâches, de minimiser les erreurs humaines et de contrôler les retours de paiements. N’hésitez pas à comparer les différentes offres sur le marché pour trouver le logiciel qui vous convient.
- Actions préventives : Des mesures comme la vérification systématique des droits du patient via ADRi peuvent prévenir certains rejets. L’enregistrement des coordonnées du patient et surtout de sa carte mutuelle permettent, en cas de rejet, de gagner un temps précieux sur l’analyse du rejet.
- Formations continues : Il est essentiel de se former régulièrement sur la nomenclature des actes et la gestion administrative, afin de rester à jour sur les pratiques et d’éviter les erreurs.
- Externalisation : Pour ceux qui souhaitent gagner de précieuses heures, externaliser simplement la gestion du tiers payant (gestion des rejets, des impayés, suivi des paiements, etc) à une société spécialisée peut être une option intéressante si vous souhaitez conserver le contrôle de votre facturation. Si vous souhaitez oublier la facturation, vous consacrer entièrement sur vos soins et gagner plusieurs heures par jour de gestion administrative, lafacturation.fr est là pour vous soulager entièrement de ce fardeau administratif.
La gestion des rejets tiers payant est un défi, mais en comprenant les causes et en mettant en place les bonnes pratiques, il est possible de minimiser leur impact mais aussi de gagner en temps et en sérénité. Que ce soit par l’utilisation de logiciels spécialisés, des formations continues, ou en externalisant cette gestion, chaque professionnel de santé doit trouver les solutions adaptées à son activité pour optimiser la télétransmission de ses feuilles de soins.
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