Les professionnels de santé libéraux, tels que les infirmiers, kinésithérapeutes, orthophonistes et orthoptistes, consacrent une part importante de leur temps à gérer toute la partie administrative de leur activité, et notamment la facturation. Ces tâches, bien qu’essentielles dans la gestion de l’activité libérale, s’avèrent souvent chronophages et complexes. Entre la cotation des soins, la vérification des droits des patients, l’envoi de factures aux organismes payeurs et le suivi des paiements, les erreurs sont fréquentes et peuvent entraîner rejets et factures impayées. La facturière ou le facturier devient alors un atout incontournable pour déléguer efficacement ces tâches et réduire les risques d’erreurs administratives.
En prenant en charge ces démarches, le facturier /facturière permet aux professionnels de santé de se recentrer sur leur cœur de métier : le soin aux patients. En plus de leur offrir un gain de temps précieux, elle assure une gestion optimale du tiers payant, en garantissant un suivi rigoureux des paiements et en limitant les impayés. Sa présence devient donc un levier essentiel pour réduire la charge mentale liée à la gestion administrative et améliorer la qualité de vie des soignants libéraux.
Cet article explore en détail le rôle fondamental de la facturière, ses responsabilités, et les bénéfices qu’elle apporte au quotidien des auxiliaires médicaux.
Définition du métier de facturier / facturière dans la santé ?
Dans le domaine de la santé, une facturière ou facturier est un professionnel spécialisé dans la gestion des processus administratifs liés à la facturation des soins réalisés par les professionnels de santé libéraux.
Contrairement à d’autres domaines où la facturation est souvent automatisée ou centralisée, la facturation des libéraux de santé implique des connaissances précises en cotation des actes, télétransmission des factures, gestion du tiers payant et suivi des remboursements auprès des différents organismes de santé tels que les caisses de sécurité sociale et les mutuelles.
Le rôle de la facturière (ou du facturier) est vaste, depuis la vérification des droits des patients jusqu’au suivi et à la relance des paiements. Son expertise permet d’assurer la conformité des factures aux réglementations en vigueur, limitant ainsi le risque de rejets ou d’impayés. En prenant en charge ces aspects administratifs, le facturier ou la facturière soulage les soignants d’un poids considérable et leur permet de se concentrer pleinement sur leur cœur de métier : le soin aux patients.
En plus de la gestion des factures, le facturier/facturière joue un rôle de conseiller et d’accompagnateur auprès des professionnels de santé. Il les guide sur les règles de facturation spécifiques à leur pratique et les aide à optimiser leurs démarches pour éviter toute complication administrative.
Le facturier /facturière est un véritable partenaire au quotidien, apportant une expertise cruciale qui contribue à la pérennité de l’activité des soignants libéraux tout en améliorant leur qualité de vie professionnelle.
Quel est le rôle du facturier / facturière ?
Gestion complète des factures et des paiements, soutien précieux.
Le facturier ou la facturière prend en charge la facturation de manière complète, depuis la cotation des soins jusqu’à la télétransmission des factures, en assurant un suivi rigoureux des paiements et en limitant les risques de rejet.
La première étape essentielle dans ce processus est la cotation des soins. Chaque acte de soin doit être coté précisément selon la nomenclature générale des actes établie par L’Assurance Maladie. Un facturier/facturière expérimenté connaît les règles de cotation, les spécificités des actes médicaux, et les exigences des grilles tarifaires en vigueur. Grâce à cette expertise, il réduit considérablement les erreurs de facturation qui peuvent entraîner des rejets de paiement.
Une fois les soins correctement cotés, le facturier ou la facturière passe à la télétransmission, qui est l’envoi numérique des factures aux organismes payeurs. Ce système permet un traitement accéléré des dossiers et réduit les délais de remboursement, à condition que chaque facture respecte les normes de conformité imposées par les caisses et les complémentaires santé.
En parallèle de la télétransmission, il assure le suivi des paiements et surveille les entrées de trésorerie pour chaque facture envoyée. En cas de retard de rejets ou impayés, il effectue les relances nécessaires, ce qui garantit un flux de trésorerie régulier pour le professionnel de santé.
Ainsi, le facturier / facturière simplifie la complexité de la facturation médicale. En déléguant cette tâche à une experte, les soignants se libèrent de l’angoisse liée aux impayés et gagnent un temps précieux pour se consacrer pleinement à leurs priorités.
Vérification des droits des patients
Dans le domaine de la santé, les droits des patients évoluent régulièrement en fonction de leur situation personnelle, professionnelle, et administrative. Un changement d’employeur, de région, ou même une modification de contrat de mutuelle peuvent entraîner des variations dans la couverture sociale, avec des impacts directs sur la prise en charge des soins. Une facturation sans vérification préalable des droits peut donc rapidement conduire à des rejets de factures.
Pour éviter ces désagréments, le facturier / facturière effectue systématiquement une vérification des droits avant toute facturation. Il consulte les informations disponibles auprès des caisses de sécurité sociale et des mutuelles afin de s’assurer que les droits sont bien ouverts et que la couverture est valide. Cela permet de prévenir les rejets liés à des droits fermés, un problème courant pour les soignants libéraux.
Suivi des paiements et relances et assurer une trésorerie stable.
Le suivi des paiements et la relance sont des éléments indispensables pour garantir une trésorerie stable aux professionnels de santé libéraux. En confiant cette responsabilité à un facturier ou facturière, les soignants peuvent éviter les aléas de trésorerie qui découlent de retards de facturation ou d’impayés, préservant ainsi la stabilité financière de leur activité. Le facturier assure un suivi méticuleux de chaque paiement, qu’il provienne de la sécurité sociale, des mutuelles ou des patients eux-mêmes.
Une fois les factures télétransmises aux organismes de santé, la facturière suit l’évolution des paiements grâce aux retours Noemie. Ce suivi systématique inclut la vérification des dates de règlement, des montants reçus, et des éventuels écarts par rapport aux télétransmissions. Si un paiement reste impayé, le facturier / facturière engage les actions de relance nécessaires, contactant les caisses de sécurité sociale, les mutuelles, ou, si besoin, les patients, pour régulariser la situation dans les plus brefs délais.
Un kinésithérapeute qui passait son temps à essayer de rapprocher les virements des organismes sur son compte bancaire à ses télétransmissions raconte :
« Avant de déléguer à ma facturière, je passais parfois des heures à essayer de faire coïncider les virements qui arrivaient sur mon compte en banque avec les factures des télétransmissions. C’était un vrai casse-tête impossible à résoudre. Depuis que je délègue, chaque centimes envoyé coïncide avec les factures télétransmises. Et surtout j’ai gagné un temps considérable à ne plus contrôler cela pendant des heures.»
Gestion des rejets et des indus, réagir rapidement face aux complications
Les rejets de factures sont fréquents dans la facturation des soins de santé, et leur gestion peut être complexe et chronophage pour les professionnels de santé libéraux. Ici encore, le facturier / facturière joue un rôle crucial pour garantir le bon fonctionnement des paiements, en gérant rapidement les rejets et en fournissant un soutien précieux en cas de litige.
Un rejet de facture peut survenir pour de nombreuses raisons : erreurs de cotation, droits de patients fermés, erreur d’exonération, ou encore application incorrecte des règles de facturation. Lorsqu’un rejet est signalé, le facturier / facturière commence par en identifier la cause. Grâce à sa connaissance des procédures, il est en mesure d’analyser le problème et de repérer rapidement les erreurs, pour ensuite effectuer les corrections nécessaires et renvoyer la facture.
Outre les rejets, le facturier / facturière intervient également en cas de notification d’indus, lorsque les caisses réclament d’éventuelles pièces justificatives manquantes. Dans cette situation, il assiste le professionnel en rassemblant les documents nécessaires à transmettre à la CPAM. Attention toutefois, elle ne pourra vous défendre en cas de litige avéré sur le fondement des soins réalisés avec la sécurité sociale, il faudra recourir aux services d’un avocat spécialisé.
Une orthophoniste, qui jonglait entre consultations et tâches administratives, raconte :
“Avant de déléguer à ma facturière, je passais plusieurs soirées chaque mois à traiter les rejets de factures et les relances. Aujourd’hui, je suis beaucoup plus sereine et je peux enfin dédier tout mon temps à ma famille en rentrant à la maison après ma journée de travail.”
Conseil et veille réglementaire, une expertise précieuse pour rester conforme
Le domaine de la santé est encadré par une réglementation complexe et évolutive, particulièrement en matière de facturation et de remboursement des soins. Pour les professionnels de santé libéraux, il peut être difficile de se tenir à jour et de comprendre les subtilités des changements qui impactent la cotation des actes et les procédures de facturation. Le facturier / facturière intervient ici comme une experte inestimable, apportant à la fois un soutien pour la conformité réglementaire et des conseils personnalisés pour optimiser les pratiques de facturation.
Son expertise repose d’abord sur une connaissance approfondie des règles de la Nomenclature Générale des Actes Professionnels (NGAP), qui définit les tarifs et les cotations applicables aux soins. Il est capable de conseiller le soignant sur les cotations appropriées en fonction des actes prodigués. Ce conseil en cotation est précieux, car une cotation incorrecte peut entraîner des rejets de factures ou des indus..
En plus des conseils en cotation, le facturier / facturière assure une veille réglementaire continue. Il suit les évolutions des lois et des règles de facturation, se tenant informée des nouvelles directives émises par la sécurité sociale et les mutuelles. Grâce à cette veille, il informe rapidement les soignants des mises à jour qui pourraient impacter leur activité
Les bénéfices d’un facturier ou d’une facturière pour les professionnels de santé
En déléguant la facturation et les tâches administratives à un facturier / facturière, les soignants découvrent des bénéfices inestimables : un gain de temps considérable et une nette réduction de la charge mentale.
Le premier avantage direct réside dans le gain de temps. En confiant la gestion des factures, le suivi des paiements, et les relances à une facturière, les soignants se libèrent d’un travail administratif chronophage, économisant jusqu’à plusieurs heures par jour. Le temps qui serait normalement consacré à des démarches administratives est désormais disponible pour augmenter le nombre de visites, ou consacrer plus d’attention à chaque patient ou pour gagner du temps personnel.
Cette assistance impacte également le niveau de charge mentale ressenti au quotidien. Le facturier ou la facturière prend en charge les aspects les plus chronophages de la gestion, tels que les rejets de factures, les litiges avec les caisses d’assurance maladie, ou encore les erreurs de cotation. En éliminant ces sources de préoccupations, il offre au professionnel une tranquillité d’esprit essentielle pour exercer sereinement.
En ayant une trésorerie stable, les professionnels de santé bénéficient aussi d’une plus grande sécurité financière. Le facturier / facturière veille à ce que les paiements soient perçus en temps voulu, que les relances soient effectuées sans retard, et que les erreurs soient corrigées rapidement.
Un autre bénéfice important réside dans la possibilité pour les soignants de déléguer en confiance. Le facturier / facturière, expert en gestion administrative, agit comme un partenaire de confiance qui comprend les particularités de leur activité. Son expertise rassure, car il sait comment gérer chaque situation administrative, ce qui minimise le risque d’erreurs et réduit les tracas. Les soignants savent qu’ils peuvent compter sur elle pour tout ce qui concerne les factures, les paiements, et les ajustements nécessaires.
Une infirmière qui passait ses soirées à facturer raconte les bénéfices :
« Ma tournée étant très chargée de 6h à 19h30 avec seulement 1h de pause en début d’après midi, je n’avais pas le temps de facturer sur ce temps là. Je passais donc mes soirées exténués à facturer tous les actes de ma journée. Autant dire que les rejets et les impayés c’était le cadet de mes soucis, je n’avais jamais le temps de m’en occuper. J’avais du retard dans ma facturation, certains soirs je n’avais pas le courage de facturer et tout c’est accumulé. Alors j’ai pris les services d’une facturière et depuis ma journée de travail s’arrête à 19h30 une fois mon dernier patient et je peux enfin me détendre et me reposer après ma tournée.
Le facturier ou la facturière offre aux professionnels de santé une véritable qualité de vie professionnelle. Libérés de la paperasse et des soucis administratifs, ils peuvent non seulement se consacrer davantage à leurs patients, mais aussi disposer de temps pour leur vie personnelle, leur formation continue, ou pour renforcer leurs collaborations au sein de leur réseau de professionnels. Ce soutien administratif devient ainsi un véritable levier pour améliorer leur qualité de vie, réduire l’épuisement professionnel, et redonner toute son importance à l’essence même de leur métier, le soin.
